¿Quien no ha recuerda algún negocio que creció
en muy poco tiempo y luego desapareció? Este tipo de empresa son generalmente
levantadas por emprendedores- con excelentes habilidades –pero que no hicieron
su asignación antes o después de su criatura dar luz. Carente de planificación
y estudio, se desarrolla una idea o corazonada hasta su máxima expresión. Luego,
cuando se ponen las cosas difíciles, vienen soluciones incongruentes e improvisadas; desmoronándose lo que resultó fue una
casa de barajas.
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No hablo de crear un plan de negocios para
obtener un financiamiento. Me refiero a establecer
una estrategia de crecimiento basada en fundamentos sólidos. Los negocios que no crecen se contraen y al
final desaparecen. ¿En que dirección va
el tuyo?
Para poder crecer un negocio tenemos que dominar los elementos básicos. Necesitamos saber que queremos, como lo vamos a obtener y cuando. Si nuestro negocio no tiene propósito y dirección no podemos esperar
llegara algún sitio en particular y si llegamos será por error.
Prepararnos
para el nacimiento y crecimiento conlleva evaluar oportunidades y riesgos, hacer
proyecciones de ingresos y gastos; planificar
y continuamente monitorear (para mejorar) nuestro esfuerzo de venta y el crecimiento de
nuestra infraestructura. Si estás contemplando un nuevo negocio, este ejercicio
pre-apertura es crucial. Si ya estás en negocio, puedes aprovechar para solidificar tu crecimiento o expansión.
El problema de no hacer el ‘trabajo sucio’ o
aparentemente difícil, es que el grado de esfuerzo y dedicación que invertimos en
el trabajo de campo y preparatorio determinará
la forma y fortaleza de los que construimos.
¿Si nos fuéramos
de vacaciones por cinco años, cuanta planificación haríamos antes de irnos? Imagínense
no querer dedicarle unos meses para planificar un trabajo que le estaremos
dedicando todo nuestro tiempo y dinero por largos años. Considerando los riesgos
personales y económicos, vale la pena planificar, proyectar y presupuestar.
De los
asuntos que tenemos que manejar para dominar nuestro negocio, no hay nada más
importante que entender los números. Porqué le dedicamos tan poco tiempo no
estoy seguro. Sospecho que es un tema que solo despierta la pasión en personas
con camisa blanca, lentes gruesos y lápices
afilados.
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A todo dueño de negocio le interesa tener un panorama de como se
traduce en términos de ingresos y gastos lo que va a vender. No se trata de entrenarnos como contables. Se trata de proyectar nuestras ideas en
números. Los
Contadores son muy buenos contando nuestro pasado financiero. Pero aquí lo que
queremos es trazar el futuro y los fundamentos del manejo del negocio.
Si eres alérgico
a la contabilidad te tengo noticias- los números son amigos dedicados que nos vigilan el negocio. Los números nos ayudan a validar y precisar nuestras ideas, nos dan retroalimentación de nuestro plan
de ventas; nos permiten tomar decisiones
informadas para no dar palos a ciegas; nos ayudan a entender como nuestro negocio hace o
hará dinero; nos permiten monitorean nuestro esfuerzo y a hacer re-ajustes; nos dicen
si nuestro negocio se dirige a un precipicio; nos aterrizan a la realidad.
Tampoco
son tan ásperos como ellos parecen. Hoy día contamos con programas y modelos que hacen los cómputos
automáticamente. Nos dedicamos a poner los números y a evaluarlos.
Existen tres reportes claves para ayudarnos a
entender el rendimiento económico de nuestro negocio. El Balance General (Balance Sheet)
, El Estado de Ganancias y Pérdidas (Income o Profit and Loss Statement), y el Estado de Flujo de Caja (Cash Flow
Statement). Los tres nos ayudan a probar nuestras ideas, capitalizar oportunidades y anticipar problemas.
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El estado de Ganancias y Perdidas nos muestra
en datos concretos cuánto dinero ganó (o perdió) la empresa a lo largo de un período de tiempo
particular. En términos generales, se trata de sumar los ingresos de la venta y
restarle el costo de vender los bienes o
el servicio y los demás gastos fijos. La diferencia será el ingreso (o pérdida)
del negocio.
Si quisiéramos tener una idea como se desarrollaría
nuestro negocio en un año podemos crear un estado de Ganancias y Pérdidas
proyectando nuestro esfuerzo de ventas durante ese periodo. Listamos los diferentes productos o servicios y
calculamos lo que esperamos vender mes por mes.
La venta es el resultado de dos factores, el número
de prospectos que contactamos y el porciento al cual le vendemos. En
ActionCOACH le llamamos a ese conjunto de elementos el ratio de conversión.
Por ejemplo, si vemos 20 prospectos y le vendemos a 5 podríamos decir que tenemos un ratio de
conversión de 25%. Esto quiere decir
que si yo quiero venderles a 10
personas, tengo que hablar con cuarenta prospectos. Si quiero vender más tengo que mejorar mi ratio o ver más prospectos.
El ratio de conversión es clave porque nos da
una visión realista de nuestro esfuerzo de venta al momento de proyectar los
números. Imagínense que tengo una librería y voy a
proyectar una venta de 5000 por mes. Como cada libro cuesta un promedio
de 6 dólares tendría que hacer 833 transacciones en 30 días (833 x 6 = 4,998). Basado en el factor de 25%, tendría que entrar a la librería por lo menos 3332
personas. Esto es 770 personas semanales
y 128 diarias (abriendo 6 días a la semana). Esta proyección me permitiría evaluar lo que
deseo recibir como ingreso versus las posibilidades de lograrlo; si tengo la capacidad de crear el tráfico
necesario para generar la venta deseada.
Cuando detallamos por separado los diferentes
productos y servicios en nuestra proyección, el estado de Ganancias y Pérdidas nos permitirá
determinar el porciento del total de la venta que representa cada producto o
servicio.
Igual que proyectamos el ingreso que
esperamos, podemos proyectar mes a mes el gasto asociado a dicho ingreso. Esto incluye los costos de los bienes o
servicios vendidos y los operacionales. Al final sabremos también el nivel de ventas que
necesitamos hacer para poder pagar nuestros costos- el llamado punto de equilibrio- y llevar la cifra específica a un número mensual, semanal o diario. También podremos evaluar
el promedio de ganancias de la industria versus el
nuestro.
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El Estado de
Flujo de Caja (Cash Flow Statement), revela el efectivo que ha generado la
empresa a lo largo del tiempo, y en qué se ha utilizado. EL efectivo es la gasolina que impulsa el negocio. Cuando se agota, la actividad económica cesa y el negocio por lo general fracasa. El informe le da seguimiento al
efectivo que entra y asume
que los ingresos son recibidos cuando se
devengan y los gastos son pagados cuando
se incurren. Este enfoque contable nos
permite: controlar mucho más de cerca el flujo del efectivo; monitorear los
gastos con precisión; nos permite planear un presupuesto mensual operacional; saber
si podremos pagar las cuentas y que nos va a sobrar para nosotros o reinvertir.
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El valor de conocer los números.
Justo
cuando la esposa sale de la ducha y el esposo entra, suena el timbre de
la
puerta. La esposa se cubre con una toalla y va a abrir la puerta. Es el
vecino
quien sorprendido y de chiste le dice," si dejas caer la toalla de doy
mil dólares". Ella tomo la oferta, dejó caer la toalla y el vecino con
una sonrisa le
entregó el dinero. Cuando la esposa
regreso a la habitación, su esposo le preguntó quien era y ella le
respondió que
era el vecino. “Que bueno”, exclamó el esposo, ¿“te dijo algo de los
mil dólares que me debe"?
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El Balance General nos contesta una serie de interrogantes. Este estado evalua lo que empresa tiene (activos) menos el valor de lo que debe (pasivos) para determinar el capital. En este proceso el reporte nos contesta una serie de interrogantes financieros. ¿Cuanto vale mi negocio hoy?. ¿Cuanto dinero tengo en el banco? ¿Cuanto dinero otras personas o empresas me deben? ¿Cuanto debe mi negocio y a quien?
Cuando dominamos el negocio, conocemos también sus números. Mientras más tiempo le dedicamos a ello, más
fácil se nos hace su análisis y más provecho le podemos sacar. Salimos del caos al orden y hacia la
eficiencia. A medida que vamos
desarrollando la empresa, necesitaremos implantar sistemas e indicadores que midan
que tan bien se están manejando los recursos de la empresa. Conocer los números
básicos de la empresa es el primer paso.
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